Assinatura Digital | 5min de leitura
Assinatura Digital: o que é, como funciona e por que usar.
Conteúdo
1. O que é assinatura digital?
1.1. Assinatura digital simples
1.2. Assinatura digital avançada
1.3. Assinatura digital qualificada
2. O que torna a Assinatura Digital tão sólida?
3. Para que serve a assinatura digital?
4. Como funciona a assinatura digital?
5. Qual a validade jurídica da assinatura digital?
6. Em quais documentos é possível usar a assinatura digital?
6.1. Assinatura de contratos
6.2. Atestados médicos ou prescrições de receitas
6.3. Procurações e processos judiciais
6.4. Declarações de impostos
7. Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica?
8. Por que a assinatura digital é tão importante para as empresas?
9. Quais são as vantagens de ter uma assinatura digital?
9.1. Otimização de processos
9.2. Segurança
9.3. Redução de custos
9.4. Sustentabilidade
9.5. Praticidade
10. Conclusão
A Assinatura Digital ou Assinatura Eletrônica é um método inovador que veio para simplificar a formalização de acordos entre diferentes partes, em diferentes lugares do mundo e com diversos níveis de cobertura jurídica. Entenda melhor o que é, como funciona, suas vantagens e por que utilizar.
O avanço da internet e das negociações on–line favoreceu o crescimento de um modelo que facilitasse a assinatura de documentos, sem a necessidade do encontro físico e com a validade jurídica que cada documento necessita.
Você já recebeu um documento on–line para assinar de forma digital? Você ainda tem dúvida de como funciona, se é seguro e juridicamente válido?
Fique tranquilo, vamos falar mais sobre esse assunto e esclarecer as principais dúvidas quando se trata de assinatura digital. Boa leitura!
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Conteúdo
1. O que é assinatura digital?
1.1. Assinatura digital simples
1.2. Assinatura digital avançada
1.3. Assinatura digital qualificada
2. O que torna a Assinatura Digital tão sólida?
3. Para que serve a assinatura digital?
4. Como funciona a assinatura digital?
5. Qual a validade jurídica da assinatura digital?
6. Em quais documentos é possível usar a assinatura digital?
6.1. Assinatura de contratos
6.2. Atestados médicos ou prescrições de receitas
6.3. Procurações e processos judiciais
6.4. Declarações de impostos
7. Assinatura digital é o mesmo que assinatura eletrônica?
8. Por que a assinatura digital é tão importante para as empresas?
9. Quais são as vantagens de ter uma assinatura digital?
9.1. Otimização de processos
9.2. Segurança
9.3. Redução de custos
9.4. Sustentabilidade
9.5. Praticidade
10. Conclusão
O que é Assinatura Digital?
A Assinatura Digital ou Assinatura Eletrônica foi originalmente introduzida no Brasil por meio da MP 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil, a Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira, subordinada ao ITI Brasil, órgão regulado pela Casa Civil.
Com a criação da ICP-Brasil, também foram criados os Certificados Digitais ICP-Brasil. Eles têm um uso muito amplo, pois asseguram a autenticidade do seu titular, seja uma empresa ou uma pessoa.
Quando da aquisição de um Certificado Digital no padrão ICP-Brasil, o agente certificador realiza a “prova de vida”, além de confirmar que aquela pessoa de fato é ela, de forma a tornar ir repudiável qualquer assinatura realizada com esse certificado.
Contudo, um documento poderá ter a sua validade contestada. Para isso, é importante considerar todas as leis que regulam a formalização de certos atos, para que mesmo em a assinatura não sendo repudiada, evitar que certo ato seja anulado.
Devido a expansão da internet e com a mudança dos arquivos físicos para os arquivos on-line, foi necessário criar alternativas que pudessem garantir a segurança e a facilidade das negociações entre partes.
Cada vez mais conectados, a Assinatura Digital surgiu para diminuir a necessidade de contato físico para iniciar e fechar contratos entre pessoas conectadas. Dessa forma, mesmo que duas pessoas não estejam presentes no mesmo ambiente, a negociação não é prejudicada. Pelo contrário, ela é acelerada em até 300 vezes.
Mesmo para documentos que exijam Firmas Reconhecidas por Verdadeiro, a Assinatura Digital realizada com Certificados Digitais ICP-Brasil, assegura essa fé pública, trazendo para essa assinatura o mesmo efeito legal.
Esse método inovador e que veio para ficar, traz muitos benefícios às pessoas físicas e jurídicas. Confira logo abaixo para que serve e como é usada a Assinatura Digital no dia a dia.
No Brasil existem três padrões de Assinatura Digital regulados pela ICP-Brasil.
Assinatura Digital Simples
A Assinatura Digital Simples é aquela que permite a identificação da pessoa e associá-la a outros dados eletrônicos, por exemplo, um cadastro administrativo.
Ela poderá ser utilizada em transações que não exijam grau de sigilo. Podemos dar como exemplo os sistemas de autenticação por login/senha, cliques de aceite de termos de uso e outros utilizados amplamente. A confiabilidade da autoria desse padrão é baixa.
Assinatura Digital Avançada
A Assinatura Digital Avançada propõe que a identificação do cidadão seja unívoca, ou seja, não permite a duplicidade relativamente aos dados de identidade da pessoa. Tecnicamente, isso exige que a base de dados que prover o serviço de assinatura possua um componente biométrico.
Além disso, deve ser utilizado um mecanismo de autenticação de dois fatores para que haja maior segurança do processo. Esse tipo de assinatura poderá ser utilizado em transações protegidas por elevado nível de segurança.
A Assinatura Digital do Gov.Br, instituída pelo Decreto 10.543/2020, permite apenas assinar documentos entre pessoas físicas e/ou jurídicas, exclusivamente com entes públicos, ou seja, ela não pode ser utilizada para assinar documentos, que não sejam para esses entes públicos. Essa assinatura não serve para outros propósitos.
Essa assinatura também pode utilizar certificados digitais privativos, não emitidos pela raiz da ICP-Brasil. A confiabilidade da autoria desse padrão é média.
Assinatura Digital Qualificada
A Assinatura Digital Qualificada refere-se a assinatura realizada com o atual Certificado Digital ICP-Brasil, tal como estabelecido pela MP 2002–2/2001. Alguns tipos de transações explicitamente e legalmente ainda continuarão exigindo esse tipo de assinatura.
As regras apontam, por exemplo, aquelas relativas ao registo e transferência de bens imóveis, operações crédito e os atos que exijam fé pública.
Qualquer documento que possua uma lei que exija que a assinatura seja por firma reconhecida, deverá usar esse padrão. A confiabilidade da autoria desse padrão é máxima.
O que torna a Assinatura Digital tão sólida?
A MP 2.200-2/2001 deixa claro que as premissas para que tudo funcione bem, estão na “autoria” e “integridade”.
A integridade trata sobre como o documento foi assinado e armazenado. E a autoria, sobre como identificamos o signatário.
A integridade deve ser provida pelo sistema utilizado.
Desde um modelo simples, conforme a necessidade, até um de segurança mais elevado com um método de autenticação criptografado, ele deve comprovar que mesmo após a assinatura, certo documento não foi alterado.
Para isso, essa técnica utiliza a criptografia que transforma um texto em um código indecifrável por hackers, por exemplo.
A integridade de um documento e a estrutura das assinaturas deve ser apresentada através de um laudo confiável, por meio de arquivos criptografados, dentre outros, conforme as normas e políticas da ICP-Brasil, que regula todos os padrões de assinatura nacionais.
Para que serve a Assinatura Digital?
O método de Assinatura Digital serve para facilitar diversas formalizações, sendo o seu objetivo, o de autenticar com segurança a veracidade o dado fornecido pelo assinante.
Outra função da Assinatura Digital é diminuir a necessidade de contato presencial, tornar a formalização mais rápida e aumentar as possibilidades de negociações por todo o mundo, mesmo que cada parte esteja em locais diferentes do planeja, por exemplo.
Além disso, os benefícios envolvem o corte de custos com impressão de papéis, correios e demais trâmites da gestão de documentos físicos. Sem contar a agilidade nas relações que ficam mais velozes.
Como funciona a Assinatura Digital de documentos?
Agora que você já sabe o que é a Assinatura Digital e como ela é vantajosa nas operações rotineiras, está na hora de entender como ela funciona, para então passar a usufruir dessa técnica inovadora.
Se você tem dúvida de como fazer para assinar documentos digitalmente, preste atenção nas informações a seguir, vamos falar um pouco sobre como funciona a Assinatura Digital.
Existem softwares próprios desenvolvidos para esse propósito. Para utilizá-los você precisa fazer o upload do arquivo na ferramenta de assinatura, após isso, o software vai associá-lo de forma criptográfica.
Busque o sistema mais adequado ao tipo de documento que você pretende assinar, observando se existe alguma lei que exija, por exemplo, que aquele documento seja assinado com firma reconhecida.
Nesse caso, as partes devem assinar com certificados digitais ICP-Brasil e o sistema escolhido deverá suportar esse padrão de assinatura e entregar em sua conclusão, as evidências técnicas e legais da sua autoria e integridade, respeitando as diretrizes da ICP-Brasil e também as exigências do Judiciário brasileiro, que poderá em algum momento, poder arbitrar sobre a validade daquele documento.
O serviço enviará um e-mail para cada parte signatária informando que existe um documento aguardando a sua assinatura. Cada um o assinará, conforme o padrão definido para aquele documento, com o seu certificado digital ICP-Brasil ou comprovando a sua identidade através de outros métodos aceitos, conforme o documento.
A legislação não exige o grafo, assinatura manuscrita ou iniciais no documento. Inclusive nem é mais necessário colocar o no final de um documento, o espaço para a assinatura, pois quando ele é assinado digitalmente, todo o conteúdo eletrônico é assinado de forma digital.
Ao término da assinatura de todas as partes, elas serão informadas e somente nesse momento o ato pode ser considerado válido, ou seja, para que aquele documento tenha os seus efeitos iniciados, todos devem tê-lo assinado.
Qual a validade jurídica da Assinatura Digital?
A legislação brasileira regulamentou leis para o meio on–line que fazem com que os usuários possam ter mais confiança e integridade nas operações, como por exemplo, na Assinatura Digital.
A MP 2.200-2/2001 é apenas uma das leis que regulam a Assinatura Digital no Brasil. Nos sites da ICP-Brasil e do ITI Brasil é possível encontrar uma vasta literatura a respeito, conhecer os padrões, limitações e utilizações mais comuns.
O ponto mais importante é que os diferentes padrões de Assinatura Digital têm coberturas jurídicas diferentes. O que determina se a assinatura será reputada válida, é a lei que regula a assinatura do documento.
Por exemplo, uma Cessão de Crédito é regulada por diversas leis e regulações da CVM e BACEN, exigindo que o ato seja firmado por fé publica, portanto, a única assinatura permitida é a Qualificada, aquela realizada com Certificados Digitais ICP-Brasil.
Em quais documentos é possível usar a Assinatura Digital?
O objetivo da Assinatura Digital é facilitar operações e negociações, por isso, ela pode ser usada para diferentes tipos de documentos. Confira a seguir, quais são os principais tipos de operações em que é possível usar a assinatura digital:
Assinatura de contratos
Os contratos fazem parte das relações de trabalho, com o aumento do número de pessoas trabalhando remotamente e em qualquer lugar do mundo, ou seja, sem estar presencialmente no mesmo lugar, a Assinatura Digital facilita e muito as negociações.
Além da comodidade fornecida por essa técnica, já que dispensa contato físico, essa Assinatura Digital ainda diminui custos como os de impressão de papel, motoboys de entrega, autenticações em cartório e etc.
Atestados médicos ou prescrições de receitas
Outro setor que se beneficia com a Assinatura Digital é o da saúde, já que com esse método é possível que o profissional forneça atestados médicos e prescrições de remédios de forma online.
Essa ação facilita a operação e ainda diminui os riscos de falsificação desse tipo de documento, algo que ainda é comum no Brasil. Existem leis e normas específicas para esse fim, onde em geral, as plataformas de assinaturas corporativas não são adequadas para essas finalidades.
Procurações e processos judiciais
Os documentos que precisam de validação jurídica também podem ser assinados de forma digital, como é o caso das procurações e dos processos judiciais.
Além disso, os laudos, relatórios, apólices de seguro, petições e demais documentos que podem necessitar autenticação também podem usufruir da Assinatura Digital.
Certas procurações ainda devem ser lavradas em Cartório, por isso, no caso de dúvidas, é sempre importante consultar advogados e as partes envolvidas.
Declarações de impostos
Outra operação que pode ser facilitada pela Assinatura Digital é a declaração de imposto, já que costuma ocupar um certo tempo da rotina dos brasileiros.
Mas não só a declaração de impostos como o de renda, outras declarações fiscais também podem contar com o método da Assinatura Digital no momento do envio para a RFB, autenticando e certificando que quem está fazendo o envio, é de fato aquela pessoa.
Dica: É ilegal deixar o Certificado Digital ICP-Brasil com o contador, por exemplo, para que ele envie documentos assinado por você. Para todos os fins, quando um documento, acesso ou ato é realizado com o seu Certificado Digital ICP-Brasil, o titular daquele certificado realizou o ato.
Assinatura Digital é o mesmo que Assinatura Eletrônica?
Por se tratarem de termos parecidos e por ambas serem do mundo virtual, muitas pessoas têm dúvidas sobre a diferença entre a Assinatura Digital e a Assinatura Eletrônica.
A primeira informação que você precisa saber é que sim, elas representam a mesma coisa e que o ITI Brasil, órgão do Governo Federal regula como elas são empregadas no Brasil e como a assinatura com outros países pode ser realizada.
Se a assinatura for questionada juridicamente, é preciso que existam evidências o suficiente para comprovar que se trata de uma operação verdadeira e segura, realizada conforme a lei específica para aquele ato, para que então possa ser aceita.
O Judiciário brasileiro prefere as assinaturas digitais realizadas com Certificados ICP-Brasil, que emitam laudos periciais e cumpram as políticas vigentes da ICP-Brasil, emitindo laudos e arquivos CaDes e P7S. Atualmente a Política de Assinaturas 2.2 está em vigor.
Ela trás muita segurança, pois mostra os arquivos criptografados, que inclusive podem ser validados no próprio site do ITI Brasil.
Assim, a Assinatura Qualificada é definitivamente a assinatura mais segura que existe no Brasil.
Diante dessas diferenças, fica a critério da necessidade da pessoa ou da empresa qual modelo de assinatura optar para uso.
A escolha ocorre de acordo com o objetivo do documento, sempre respeitando as leis que regulam como um documento deverá ser assinado.
Por que a Assinatura Digital é tão importante para as empresas?
Cada vez mais as empresas estão preferindo o uso da Assinatura Digital para realizar as operações e negociações cotidianas.
Isso porque, esse método garante muito mais segurança para as partes, já que verifica a origem e a integridade do documento assinado.
Além disso, a velocidade da assinatura digital otimiza os processos e permite às empresas crescerem e se dedicarem a demais funções. Vamos falar mais a seguir sobre os benefícios da Assinatura Digital.
Quais são as vantagens de ter uma Assinatura Digital?
Você conheceu o que é a Assinatura Digital, como ela funciona, sua validade perante o judiciário brasileiro e como ela é importante para as empresas. Agora, vamos falar um pouco sobre por que essa técnica veio para ficar.
Veja quais são as vantagens de ter uma Assinatura Digital:
Otimização de processos
O tempo gasto com as partes burocráticas é reduzido significativamente com o uso da Assinatura Digital. Isso porque o processo de coleta e tramitação das assinaturas é muito mais veloz com esse método on-line.
É simples: todo tempo que seria gasto com o envio de documentos por transportadoras ou correios, o deslocamento até o cartório e demais esforços necessários na assinatura manuscrita, simplesmente não existem.
Logo, as empresas ou pessoas que precisam formalizar documentações para dar início e fim a operações, têm os seus processos otimizados e sobra mais tempo para se dedicarem a outras atividades.
Segurança
Outra vantagem de se ter uma Assinatura Digital é a segurança, já que o processo necessário para a validação da assinatura é feito de forma criptográfica, protegido por normas, as quais garantem a integridade das informações e autenticação da identidade.
O arquivo criptografado se chama CaDES e possui a extensão .p7s, podendo ser validado no site do ITI Brasil.
Assim, os riscos de falsificação da Assinatura Qualificada são nulos, pois os sistemas desenvolvidos para esse método certificam-se de que se trata realmente da pessoa que assinou o documento e de que o documento não foi alterado após a sua assinatura.
Já nas Assinaturas Simples e Avançada, qualquer parte e até o judiciário, poderão recusar o documento ou solicitar uma perícia para atestar a legitimidade da assinatura e do documento.
Redução de custos
Como já mencionamos anteriormente, um benefício de utilizar a Assinatura Digital nos seus processos é a redução de custos, gerando economia para a empresa ou pessoa.
Essa redução de custos acontece porque não há a necessidade de gastar com itens como papéis para os documentos, impressões, motoboys ou correios para entregas, além de gastos com cartórios.
Sustentabilidade
A Assinatura Digital é uma inovação que ainda contribui para a sustentabilidade. Grande parte dos resíduos de empresas é o papel, material esse que é derivado do desmatamento florestal.
Por isso, esse sistema de assinatura além de tornar os processos mais práticos, torna o mundo mais sustentável, devido a redução do uso de papéis que são substituídos por documentos online.
Prática e inclusiva
A grande vantagem da Assinatura Digital é a praticidade que ela fornece no dia a dia de todos. Atualmente, vivemos em um mundo de negociações e operações que acontecem o tempo todo.
Logo, a tecnologia desenvolve formas para que os processos aconteçam mais rápido e sem causar dor de cabeça, como é o caso desse método de assinatura.
A Assinatura Digital acaba com a necessidade de demandar trabalhadores para diversas funções a fim de obter um documento assinado, apenas um sistema online consegue deixar tudo mais prático, além de ser muito simples utilizar.
Conclusão
Diante de tudo aqui comentado, ficou claro que a Assinatura Digital veio para simplificar os processos e garantir a segurança dessas operações.
Está claro que nem todos os padrões tem a mesma validade jurídica e que existem normas e leis que devem ser levadas em consideração na hora da escolha da contratação do serviço de assinatura.
Aqui na Finanblue Digital, atentemos todos os padrões, normas, leis e regras, inclusive com compatibilidade entre PKIs de diversos países.
Dessa forma, as empresas otimizam seu tempo podendo direcionar seu foco a demais atividades e não se preocupar tanto com as partes burocráticas que são facilitadas por esse sistema.
Esperamos que esse conteúdo o tenha ajudado a compreender melhor como funciona e por que utilizar esse serviço a seu favor na sua rotina.
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