Assinatura Digital | 6min de leitura
Documento eletrônico: saiba o que é e quais as vantagens de utilizar.
As diversas negociações e operações realizadas no dia a dia exigem o compartilhamento de documentos, sejam eles para formalizar acordos, repassar informações ou até mesmo comprovar pagamentos.
Por isso, quanto mais praticidade houver nesses processos, mais produtivo e organizado será o trabalho. Esse é o objetivo dos documentos eletrônicos, permitir que o meio on-line otimize as atividades.
Se você quer saber mais sobre esse assunto, continue a leitura. Preparamos um conteúdo explicando o que é, quais os tipos e para que servem os documentos eletrônicos. Confira:
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O que é um documento eletrônico?
Pode-se classificar um documento eletrônico como qualquer documento que possa ser interpretado por meio de um dispositivo eletrônico, como por exemplo, um computador ou um celular.
Além disso, um documento eletrônico pode ser editado, ou seja, é possível alterar ou deletar alguma informação que não seja mais necessária. Ainda conta com características específicas de codificação e registro, para quando ele não permitir a edição, a criptografia assegurará a integridade desse documento.
Uma dúvida comum que surge sobre esse assunto é se documento eletrônico e documento digital são a mesma coisa. Embora as suas nomenclaturas sejam sinônimas, há uma diferença que vamos abordar a seguir.
Diferença entre documento eletrônico e documento digital
O documento digital pode ser facilmente confundido com o documento eletrônico, mas é importante conhecer o que muda de um para outro. Trata-se de uma justificativa tecnológica.
Primeiro, todo documento digital é eletrônico, porém nem todo documento eletrônico é digital. Isso porque, o digital possui todas as características de um eletrônico, mas ao contrário não acontece.
Considerando que o documento eletrônico é registrado de forma analógica ou em dígitos binários, ele pode ser acessado por qualquer dispositivo eletrônico. Já o documento digital necessita de um sistema operacional para ser acessado, lido, aberto, decodificado, alterado, por exemplo.
Quais são os tipos de documentos eletrônicos?
Os documentos eletrônicos podem ser de variadas finalidades. Isso porque, diariamente, operações que exigem arquivos como esses são executadas em vários segmentos de trabalho.
Para exemplificar melhor, separamos alguns exemplos de tipos de documentos eletrônicos. Confira:
Certificado Digital
Os cursos realizados de forma online também precisam emitir uma comprovação de conclusão do estudo. Da mesma forma, pessoas e empresas podem assinar contratos, onde uma firma reconhecida por verdadeiro seria exigida.
Para isso, são utilizados os Certificados Digitais para assinar certo documento, atribuindo uma identidade irrepudiável a ele. Depois de assinado, o arquivo é cripotografado, o que impede a sua alteração, mas ele pode ser facilmente lido. Este é um exemplo de documento eletrônico.
Essa identificação criada especialmente para o ambiente virtual, permite que os estudantes, pessoas e empresas façam uma assinatura digital à distância. Assim, o documento fica válido como qualquer outro, mas claro, sempre respeitando as leis que determinam como aquele documento deve ser assinado.
Planilha
Um dos tipos mais comuns de documento eletrônico é a planilha, uma ferramenta que auxilia no planejamento e a fazer cálculos com mais agilidade nas atividades do dia a dia, sejam elas do trabalho ou pessoais.
As planilhas apresentam dados dispostos em linhas e colunas, assim fica mais fácil de visualizar e fazer a relação entre as informações contidas no documento. Muita utilizada para manter a organização.
Nota Fiscal Eletrônica
Quem já fez uma compra conhece esse documento eletrônico, a chamada Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) é muito comum e é emitida para as vendas feitas pela internet. A empresa emitente utiliza um Certificado Digital para legitimar aquela NF-e.
O objetivo desse tipo de documento é a comprovação legal da realização de uma venda, seja ela de produtos ou serviços. É uma forma de garantia de direitos do consumidor e também do comerciante.
Recibo
Enquanto as notas fiscais eletrônicas comprovam uma negociação, os recibos têm como função reconhecer o pagamento de uma conta ou boleto. Esse também é um documento eletrônico quando emitido on-line.
Os recibos comprovam que o vendedor de um produto ou serviço recebeu uma quantia de dinheiro ou o valor total acordado. É uma forma de garantir mais segurança nas negociações.
Contrato
Os contratos também são um tipo de documento eletrônico quando realizados no meio virtual. Esse arquivo formaliza acordos entre duas ou. Mais partes e é utilizado em diferentes segmentos para validar as negociações.
Os contratos contém todas as informações e condições acordadas pelos envolvidos. Eles podem receber assinatura on-line que é validada por certificadores digitais.
Vantagens do documento eletrônico para as empresas
Agora que você já conhece os tipos, é hora de entender por que é vantajoso trabalhar com os documentos eletrônicos. Saiba quais são os principais benefícios para as empresas:
1. Mais praticidade no dia a dia
Uma das principais vantagens de implementar os documentos eletrônicos no seu negócio é a praticidade para a rotina dos colaboradores. O compartilhamento de arquivos pelo meio virtual é muito mais rápido.
Dessa forma, os membros da equipe de trabalho podem realizar alterações nos documentos em conjunto com mais tranquilidade. Ainda é possível controlar quem tem acesso aos arquivos eletrônicos. Usar as clouds públicas e serviços corporativos de armazenamento tornam o acesso e a guarda muito mais seguras.
2. Segurança das informações
Como mencionado no tópico anterior, os documentos eletrônicos permitem criar chaves de acesso apenas para pessoas autorizadas, evitando que outros interfiram nos arquivos da empresa.
Esse benefício leva a outra vantagem que é o aumento da segurança das informações contidas nesses documentos. Algo que não é tão forte nos arquivos em papel, já que podem ser danificados ou extraviados.
3. Redução de custos
A substituição dos papéis por documentos eletrônicos tem também como vantagem a economia de alguns gastos que no final do mês podem apertar as contas do gestor da empresa.
Isso é possível porque, com o uso do meio online para fazer e compartilhar documentos, não é necessário mais dinheiro para a compra de grandes quantidades de papel. Além de gastos com motoboy e equipamentos.
4. Aumento da produtividade
Por fim, podemos dizer que o uso de documentos eletrônicos no ambiente de trabalho influencia na produtividade dos colaboradores da empresa. Já que, os arquivos tradicionais físicos acabam atrasando as atividades.
Ao procurar por uma informação específica, o funcionário precisa demandar um longo tempo para encontrar o documento correto na pilha de papéis. Com a ajuda do meio online, esse e outros processos são simplificados.
Qual a validade jurídica dos documentos eletrônicos?
Os documentos eletrônicos são válidos juridicamente. Existem diversas leis, que dispõem sobre o escaneamento, assinatura, guarda, entre outras utilizações. Ou seja, a grande maioria pode ser apresentada com a mesma legalidade que arquivos impressos.
Conclusão
Esperamos que esse conteúdo tenha esclarecido as principais dúvidas sobre o assunto. Os documentos eletrônicos podem oferecer mais praticidade para as rotinas de trabalho, que tal implementar nas suas atividades?
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